מרגישים שביצעתם הרבה עסקות אך המצב בחשבון הבנק מראה אחרת?
כנראה שהליך הגבייה בעסק לקוי.
בעסק קטן אחת הבעיות המרכזיות איתה צריכים להתמודד היא תזרים מזומנים לוקה בחסר, כשהסיבה העיקרית לכך היא הליך גבייה בעייתי.
עסקים רבים נוטים לספק שירותים/מוצרים אך לאחר מכן מזניחים את נושא הגבייה וכתוצאה מכך יוצרים בעיות בתפעול השוטף של העסק ובגבייה העתידית של התשלום.
חוק ראשון וחשוב ביותר לגבייה נכונה הוא שמירת האיזון בין שימור לקוח לבין קבלת התשלום במועד ובמלואו. יש למקד את מאמצי הגבייה בלקוחות שידועים לנו "כבעיתיים" ולא באלה שלרוב משלמים בזמן.
• אל תרגישו לא בנח לגבות את מה שמגיע לכם.
עשו זאת בצורה נעימה ושמרו על קור רוח מול הלקוח- הלקוח הוא זה שצריך להרגיש שלא בנח עם החוב שלו ולא להפך.גביה היא ראשיתה וסיומה של כל מכירה מוצלחת !.
• עשו מאמצים לגבות תשלום מראש- גם אם מדובר על תאריך פירעון עתידי, עדיף שיק ביד מאשר אי קבלת שיק בכלל.
• היו ברורים עם לקוחותיכם לגבי מרווח הזמן בין הספקת השירותים/מוצרים ועד קבלת התשלום. תעדו את מועד התשלום לפי ההסכם עם הלקוח על גבי החשבונית.
• השתמשו בנוהל גביה מסודר- מתי שולחים תזכורת ללקוח, מתי פונים אליו טלפונית , מתי מפסיקים לספק לו שירותים/מוצרים ומתי פונים לעזרה משפטית לביצוע הליך גבייה .
• הקפידו על שמירה ואיסוף מסמכים רלוונטיים אשר יעזרו לכם להוכיח בעתיד את ההתחייבויות מצד הלקוח.תכתובות בנושא החיוב, הצעות מחיר,הזמנות עבודה, כרטסת הנהלת חשבונות ועוד.
• דאגו לאמצעי בטחון , החתמה על ערבויות. במידה ומדובר על הספקת סחורה/שירותים בסכומים גבוהים , קבלו מלקוחות אלה ערבות לתשלומכם, שטר חוב או חתימה של ערבים נוספים על עסקה זו.
ככל שתעבדו בצורה מסודרת, עם הבנה מראש לגבי אופן גביית התשלום ומועדי הפירעון מול הלקוחות כך תשפרו אוטומטית את תזרים המזומנים של העסק, ירידה בעלויות הגבייה כתוצאה ממימון ימי אשראי בחשבון של העסק וכך רווחיות העסקאות תעלה.
